Documentación informativa

RESUMO

A miúdo presnéntasenos a tarefa de documentarnos sobre certo tema e vémonos na encrucillada de facelo de xeito rápido sen recurrir a datos de fácil acceso e difícil credibilidade. Documentarse é algo para o que todos cremos estar preparados e, sen embargo, moi poucos son capaces de facer con total efectividade.

Neste traballo pretendo reflectir en que consiste a documentación e que é tal e como a entendemos. A documentación depende da información, polo tanto tamén describirei como é esta na actualidade. As funcións e a finalidade da documentación, así como o centro de documentación nun medio, serán outros temas a tratar neste traballo.

PALABRAS CLAVE

Reunir, datos, buscar, documentación, información, comunicación, xornalista, veracidade, medio.

INTRODUCIÓN E HISTORIA

Recurrimos á información e, con ela, facemos uso da documentación día a día. Úsamola sen percatarnos cando compramos un billete de avión ou de tren, cando aceptamos as bases dun concurso, cando intentamos entender como funciona un novo aparello electrónico... Pero para entender a documentación, é preciso entender en que contexto se desenvolve.

Por unha parte, pódese dicir que a documentación apareceu coa escritura ou incluso antes, coas pinturas que na prehistoria os nosos antepasados realizaban nas paredes.

Non obstante, considéranse que as orixes da documentación están no 3300 a.C., coa aparición da escritura e das primeiras bibliotecas. Desta época datan as primeiras tablillas de arcilla atopadas na rexión de Mesopotamia, actualmente a rexión de Irak. Os sumerios comezaron a escribir por razóns administrativas, para levar as contas do gando e o gran que entraba e saía, polo que as primeiras anotacións solo contiñan números e mercadorías. Pouco a pouco, os sumerios foron desenvolvendo un sistema de escritura máis complexo até alcanzar a súa plenitude en torno ao 2500 a.C. Apenas 500 anos despois, desaparecerían. Os exipcios tamén documentaban o que lles acontecía, mais comezaron a facelo de xeito máis tardío. Arredor do 3100 a.C., e até o século IV, os exipcios plasmarían sobre papiro, arxila e pedra aquelo que pretendían reflectir do seu día a día. Tras estas dúas civilizacións, chegarían as aportacións dos chineses, dos gregos, dos fenicios e mesmo dos romanos. (Desta época a Biblioteca de Alexandría). A partir do século II a.C., e até a invención da imprenta no século XV, aos materiais que habitualmetne se empregaban para escribir engadiuse o pergamino, decisivo para o paso do formato rollo ao formato libro. Coa chegada da imprenta, habería unha revolución a partir da cal máis xente tería acceso aos libros. Polo tanto, comezou a escribirse con maior asiduidade. Así, comezaron a acumularse coñecementos de máis fácil acceso e probablemente, máis fiables, xa que a información pasada de persoa a persoa nunca chega como comeza. Os coñecementos comezaron a acumularse e a ser de máis fácil acceso. Todo esto desembocaría no nacemento da documentación como disciplina cienctífica.

A documentación moderna naceu como disciplina hai uns cen anos nun contexto onde a ciencia cobrou especial protagonismo. O positivismo marcou unha época na que o método científico se volve indispensable e xorden numerosas Academias científicas. Foron os intelectuais e eruditos do século XIX os que viron a necesidade de reglamentar esta disciplina, estando á cabeza Paul Otlet. Este belga, xunto con Henri La Fontaine, ideou o Repertorio Bibliográfico Universal.

Paul Otlet creou o Tratado de Documentación no que expón as nocións relativas ao libro e ao documento. Desta forma, baixo o termo Documentación, englobarase calquera actividade relacionada co documento, como a Archivística, a Bibliografía, a Bibliotectonomía ou a Museoloxía, entendo desta forma Documentación coma un termo integrador. Do Tratado tamén se obtén a máxima de calquera documentalista a modo de desideratas: «1) Decilo todo dunha cousa; 2) Decilo todo nunha vez; 3) A verdade por riba de todo; 4) Baix a forma máis apta para ser comprendida.

CONCEPTO OU DEFINICIÓN

Que é, pois, a documentación?

O termo documentación ten a súa raíz en «documento», que procede do latín «documentum» e cuxa raíz é «docere» (ensinar).

A Real Academia Española define documentación como «acción y efecto de documentar.» Indo máis alá, hoxe en día pódese definir como a disciplina científica que nos permite buscar, atopar, agrupar, gardar, analizar e presentar ante outros determinada información que consideramos necesaria. Transladado ao ámbito periodístico, pode definirse a documentación como o «saber práctico que ten por obxecto a valoración, selección, clasificación e arquivo dos textos e referencias que, unha vez recuperados, serven para elaborar unha información xornalística verdadeira, intelixible e adecuada e/ou difundir información de base xornalística», tal e como se define en Teoría y práctica de la documentación informativa. Pódese dicir que a documentación é un saber ao servizo dun saber maior, xa que o xornalista que recurre a ela está a buscar a información que despois tratará para presentala ante o público.

Se consultamos a estudosos do tema, atopamos diversas definicións para un mesmo concepto. Según Mortimer Taube, a Documentación é «a unidade ou complexo de actividades cuxa misión é preparar, recolectar, analizar, organizar, distribuir e comunicar a información.»

Paul Otlet, personaxe funtamental na Documentación tal e como a entendemos hoxe, defínea como a «ciencia que corre paralela ao desenvolvemento científico (...). Ciencia xeral auxiliar das de todas as demais e que lles impón as súas normas dende o momento en que estas transmiten os seus resultados en forma de documentos.»

Bradford, un químico e bibliotecario que continou coa obra de Otlet no seu libro Documentación define esta non coma unha ciencia senón como a técnica que se encarga de reunir e clasificar os diferentes rexistros.

Por outra banda, hai autores como Foster Mohrhardt que ven a documentación como unha parte da biblioteconomía.

Pero se o que buscamos é unha definición de Documentación informativa propiamente dita (e aínda que as definicións anteriores son perfectametne aplicadas á mesma), podemos definir esta como a parte da Documentación que serve de forma específica aos comunicadores ou a aquelas persoas que se dedican a investigar no campo da Comunicación. Por outra banda, o catedrático J. L. López Yepes defínea como «aquela parte da Documentación que ten por obxecto o estudo do proceso de transformación de fontes para a obtención de novos coñecementos na investigación da comunicación social, e no traballo no seo da empersa informativa.»

Ademais, a documentación caracterízase porque se pode levarse a cabo a través de diferentes medios: escritos, de audio, de imaxe ou ben unha mistura entre calquera dos tipos anteriores. Hoxe en día, internet é un dos recursos máis utilizados pola facilidade que proporciona ao buscador de datos para atopalos. Non obstante, a búsqueda en internet require dunha preparación por parte da persoa que pretenda informarse a base do que atopa na rede. Moitas veces, hai usuarios que colgan en determinadas páxinas información falsa, e mesmo outros que cometen plaxios.

PRINCIPIOS

Félix del Valle Castaminza, profesor de Documentación Informativa da Universidade Complutense de Madrid, afirma que hai dúas clases de principios da Documentación do traballo informativo: os teolóxicos e os formais e circunstanciais.

Por un lado, este autor fala de principios teolóxicos, marcados pola verdade como obxectivo fundamental da información xornalística. Estes principios engloban o principio verificativo, o explicativo e o editorial. O principio verificativo está presente porque é a causa fundamental da actividade xornalística, tal como se expuxo máis arriba, polo que esta se orienta cara a consecución da verdade informativa. Ten natureza crítica e a súa aplicabilidade universal en canto aos contidos non se limita aos feitos, senón que alcanza aos xuícios e ideas. A vericidade aporta credibilidade e autoridade aos datos. En canto ao principio explicativo, destaca como causa final da actividade documental xornalística. Os xornalistas aclaran a información proporcionada para que a súa comprensión sexa máis sinxela e facil de asimilar por parte das persoas que recurren a ela. Por último, o principio editorial constitúe unha perspectiva subxectiva das anteriores e reúne a dimensión ideolóxica do medio e a formal. Así, un texto (por exemplo) será publicado ou non en determinado xornal en función da liña editorial de dito medio e do que se reflicta no texto mesmo.

En canto aos principios formais e circunstanciais, son necesarios porque a razón de ser da documentación está no seu uso posterior, é dicir, na maneira na que as fontes sexan utilizadas en función da finalidade á que a persoa que se documenta pretende acceder. Vólvese necesario determinar a utilización futura das fontes e ollar con coidado aqueles ámbitos que están restrinxidos. Dentro destes principios, englóbanse o da perdurabilidade, o da adecuación funcional e o limitativo. O primeiro deles fai referencia á permanencia no tempo dos textos e referencias xornalísticas e a utilidade futura que se lles pretende dar. O principio de adecuación funcional é unha regra metodolóxica na actividade documental xornalística pola cal esta se orienta ao tratamento específico que precisa cada tarefa e medio documental en función da súa natureza e do uso que se fai do mesmo. ´É dicir, adecúase a documentación a aquela finalidade á que se pretende chegar. Esto require que as fontes sexan tratadas según as súas características formais e que cada tarefa ou función documental mediata sexa realizada dacordo coa súa natureza propia. Por último, cabe destacar o principio limitativo, que supón o conxunto de circunstancias reais da actividade documental xornalística que limitan o seu exercicio, como a localización, a liña editorial do medio, o ámbito de difusión, o tipo de publicación, a periodicidade...

CARACTERÍSTICAS DA INFORMACIÓN DE ACTUALIDADE

A información de actualidade é cambiante e constantemente aparecen novos datos sobre temas actuais ou xa case esquecidos. As noticias non son únicas no sentido de que están relacionadas entre sí, e raramente se pode determinar os seus límites con claridade absoluta e sen deixar lugar a dúbidas. Por esta razón, os medios deben ter especial coidado coa información que proporcionan e documentarse o mellor posible antes de presentala ante os usuarios para non dar datos falsos. As fontes e a intencionalidade que teñan, o tempo, a liña editorial do medio... todos estes inconvintes débense volver a favor do bó xornalismo. A documentación é, pois, elemento indispensable da información de actualidade.

Por que se caracteriza a información de actualidade? As noticias de actualidade adoitan ser redundantes: atopamos os mesmos feitos en moitos medios diferentes ainda que o tratamento sexa diferente. Pero incluso dentro do mesmo medio se lle da un tratamento diferente ás noticias, xa que se lle da máis relevancia e importancia a unhas que a outras, moitas veces cun criterio cambiante.

Según Amat e Blasco, as principais características da información de actualidade son as que seguen:

1. Coincidencia episódica. Os medios publican as mesmas noticias a diario, que se repetirán en aqueles de publicacións máis tardías e mesmo en revistas, radio ou televisión. Esto débese a unha gran dependencia por parte dos medios das axencias e dos productores dos feitos que se constitúen en noticia, así como das espectativas que teñen ante a resposta da xente e o que esta espera.
2. Redundacia ciclíca: os datos son previsibles porque adoitan responder a uns patróns temporais. Así, hai acontecementos que se repiten de xeito diario, outros semanais, mensuais ou mesmo anuais. Os xornalistas deben cubrir estes feitos, que son determinantes por seren actuais.
3. Efecto Mateo: dáse un desequilibrio entre o tratamento da información relativa ás persoas, xa que os medios nomean en moitas ocasión a algúns personaxes «elixidos» e moi poucas ao resto, co que o coñecemento que os usuarios teñen dos mesmos non é equilibrado.
4. Multiplicidade de soportes: teletipos, noticias impresas, gravacións radiofónicas, materiais audiovisuais e visuais, comunicados de prensa... os soportes aos que se pode recurrir son variados e dependen en gran medida do que se lle queira presentar ao usuario.
5. Fragmentación da mensaxe: o ritmo de captación dos acontecementos determina cando son publicados e editados os mesmos, polo que as mensaxes informativas deben ser fragmentadas para chegaren con maior efectividade aos usuarios. Ademais, estas mensaxes adoitan ter unha estrutura en forma de tríptico, na que se da un previo (anuncio ou previsión), a propia noticia e a observación e valoración das reaccións. Ao mesmo tempo, poden xerar novas noticias, polo que é moi complicado seleccionar e analizar documentalmente un suceso se non se da unha perspectiva axeitada.
6. Latencia: a pesares de que se adoita dicir que a información de actualidade caduca, esta permanece nun estado de latencia, isto é, calquera feito que se da por pechado pode reabrirse e devolverlle o protagonismo aos personaxes e aos feitos independetemente do antiguos que sexan.
7. Documentos compostos: son, por exemplo, os textos con fotografías e gráficos, que pantexan dificultades de organización documental e de deseño de ferramentas de recuperación documental, pero que adoitan facilitar a comprensión por parte dos usuarios.
8. Lei do mínimo esforzo: esta, que consiste en facer o máximo traballando canto menos mellor, perxudica gravemente a información elaborada e os tratamentos que se lle dan a esta.
9. Estratificación de usuarios e usos: cada usuario demanda un produto diferente, polo que estes deben ser elaborados con especial coidado atendendo ao que cada persoa pensa obter.
10. Relatividade de significado: según o contexto e as interpretacións dos usuarios, os documentos xornalísticos cambian de significado. Esto nótase especialmente na información audiovisual, onde o tratamento da imaxe pode darlle a esta un valor ou outro.
    A todo esto habería que engadir unha última característica: a omisión. De xeito voluntario ou involuntario, os xornalistas omiten información antes de presentar o seu produto final aos usuarios. Esto debe ser tido en conta polo documentalista, xa que algunhas omisións son detectables e subsanables no momento, pero non tempo despois. A omisión doxolóxica, na cal se oculta deliberadamente información tanto manipulativa como neutral (cando se dan por sabido certos datos), a agnóstiva, onde se omite o que se descoñece de xeito involuntario e afectando ao usuario, e a imposta, que se exerce por razóns alleas ao desexo do autor (espazo, tempo) , son os principais tipos de omisión a ter en conta.

FUNCIÓNS

As funcións da documentación son variadas. Tendo en conta que a Documentación informativa se engloba na Documentación, pódese dicir que a súa meta principal está na mediación entre o creador da información e aquela persoa que vai facer uso da mesma.

Félix del Valle Gastamiza, que colaborou como autor no libro Teoría y práctica de la documentación informativa, di que hai cinco funcións básicas da documentación: verficiación, contextualización, apoio visual, investigación e actuar como memoria.

En primeiro lugar, define a verificación como a exactitude da información e a corrección de datos. Os xornalistas ou as persoas que elaboren a información que lle será transmitida aos usuarios deben correxir as faltas ortográficas, delimitar un único idioma co que tratar a información, ser preciso cos datos numéricos, ser fiel aos discursos e non tergiversas as palabras sacadas de declaracións de terceiros, non inventar datos que dificulten o acceso á noticia...

Contextualizar é para Félix del Valle utiliar datos complexos, cronoloxías ou dossieres temáticos para apoiar a información que se quere facer chegar aos usuarios. Deste modo, compleméntase a información principal para facilitar a súa interpretación, sintentizándoa en moitos casos e facendo un comentario que faga máis sinxelo o acceso a datos moitas veces complexos pola linguaxe utilizada ou polo eido do que proceden (como poden ser datos puramente cinetíficos para unha persoa que non sabe nada deste ámbito).

A utilización de fotografías, gráficos, infografías ou mapas para apoiar visualmente a información proporcionada é un recurso moi utilizado. Na radio, por exemplo, esto non é posible, máis na prensa escrita e, sobre todo, na televisón, é unha técnica imprescindible. Atopamos un claro exemplo nas gráficas sobre a intención de voto das Eleccións Galegas do 21 de outubro.

A documentación tamén constitúe un importante soporte da liña editorial do medio. En función desta, os datos serán buscados cunha finalidade determinada e expostos de maneira diferente.

Por último, a investigación consiste para este autor en preparar e editar o material propio ou redactar materiais que dará o medio, como cronoloxías ou bigrafías de personaxes.

Félix del Valle non é o único autor que se pronuncia sobre a función da documentación informativa. Según Josefa Sabor, o «ciclo da documentación é: identificar, organizar e archivar a información para pasar de aí ao da súa transformación, síntese e difusión. En suma, a documentación ten unha función activa, entregar ao investigador o material que require xa organizado.»

Unha última clasificación salientable das funcións da documentación atopamola no libro citado anteriormente, do que Félix del Valle é coautor xunto con outros como Gabriel Galdón, María Rubio ou David Prada. Según este manual, a documentación xornalística ten as seguntes funcións: previsoria (avisar sobre acontecementos que van suceder); preparatoria (indispensable nas entrevistas e reportaxes, permítelle aos xornalistas prepararse ante as noticias que van ter que contar); crítico-verificadora, que ten ao mesmo tempo as dimensións fáctica (que busca comprobar a exactitude dos datos proporcionados), crítica (que pretende indagar sobre a verdade ou a mentira escondida nas afirmacións vertidas sobre as personalidades públicas) e semántica (que fai referencia á correspondecia entre a verdade que se quere comunicar e a linguaxe empregada para a súa divulgación); completiva (axuda a contextualizar adecuadamente os acontecementos); lingüístico-clarificadora (a información debe ser presentada con decoro e corrección); modélico-narrativa (atopar as estruturas narrativas idóneas para cada medio); informativa propia, que recurre aos obicuarios, ás semblanzas biográficas, aos recadros verificativos e referenciais, aos recadros explicativos sobre diversos temas e aos infográficos, ás cronoloxías, aos recadros de antecendetes e ás axendas e dossieres entre outros para poder ser levada a cabo; orientadora (que pode entenderse nunha das súas vertentes como facilitadora de información para actuar en beneficio da sociedade); profesional (actualización dos datos) e rectificadora (fe de erratas).

A documentación non ten unha función única, tal e como demostran as clasificacións expostas. Non obstante, conter a información en documentos para a súa consulta e satisfacer a necesidade das persoas de coñecer o que as rodea é unha función clave que fai que o futuro da documentación estea asegurado.

FINALIDADE OU OBXECTIVOS

O obxecto de estudo da documentación radica en reunir, organizar, proporcionar e recuperar unha vasta información, rápida e eficazmente, sobre un determinado tema.

O Tratado de Documentación de Paul Otlet determina que a Documentación ten catro obxectivos principais que son:

a) o rexistro do pensamento humano e da realidade en elementos de natureza material, chamados documentos;

b)a conservación, circulación, utilización, catalografía, descripción e análise dos documentos

c)a elaboración de documentos complexos (secundarios ou terciarios) a partir de documentos simple

d) o rexitro dos datos de forma rápida, directa, exacta e sintética, procurando un saber enciclopédico universal.

Para Cecilia Gaviria de Mendoza, a función da documentación consiste en ofrecer unha vista panorámica do incremento do saber humano e a de recuperar este saber disperso coa máxima economía de tempo. É dicir, defende que «a finalidade esencial da documentación, quenqueira que sexa o seu utilizador, é a de crearse un cadro lóxico no cal rexistrar e clasificar as ideas e os documentos recollidos a fin de reencontralos rapidamente no caso de necesidade. É un rexistro material que substitúa con ventaxa, sen desprazalo por suposto, ao rexistro mnemotécnico.» (Este último consiste na utilización da memoria para almacenar datos).

Estas finalidades pódenselle aplicar á documentación informativa por ser esta unha parte da Documentación.

Non obstante, pódense buscar definicións desta. Así, hai autores que afirman que ten por obxecto de estudo o proceso de transmisión das fontes para a obtención dun novo coñecemento na investigación da comunidade social e no traballo do seo da empresa informativa.

A principal finalidade da documentación informativa sería, pois, seleccionar, analizar, recuperar e difundir a información sen mermar a súa calidade ou simplemente mellorándoa.

CENTRO DE DOCUMENTACIÓN NUN MEDIO

O proceso que todo medio debe seguir hoxe en día para conseguir documentarse pode dividirse en catro partes según Cecilia Gaviria de Mendoza:

1) Escoller e seleccionar as fontes de información.

2) Establecer un plan de clasificación conveniente.

3) Crear un sistema de centralización ideolóxica que nos dea a seguridade de atopar o

que buscamos e reagrupamos en forma racional, e

4) Estudar os medios de conservación.

O organismo de documentación (centro, servizo) é un intermediario que ten a misión de reunir e de clasificar os documentos para poñelos ao alcance dos utilizadores despois de transformar normalmente a súa forma de presentación. O plantexamento máis simple, tendo en conta a finalidade do usuario de atopar coa axuda doutro ou por si mesmo o que lle interesa nun momento determinado, sería contestar a estas preguntas:

a) Atopar qué? Encontrar o documento buscado.

     b) Atopar cómo? Mediante unhas técnicas que faciliten a súa búsqueda rápida.

     c) Atopar onde? Nun centro de información

Así, no Centro de Documentación dun Medio, búscase a información que logo se transformará para poñela ao alcance dos usuarios ou seguidores dese medio, de xeito que a súa comprensión sexa sinxela e o acceso estea dispoñible para todos.

Poderíase dicir que a Documentación relacionada coas Ciencias da Información ten dúas vertentes. Por un lado, os profesionais acuden aos centros de documentación de carácter científico ou investigador, onde usan as fontes específicas de cada materia para elaborar o seu traballo. Por outro, da lugar á creación de centros de documentación dentro das empresas informativas, nas que os documentalistas manexan fontes de información de temática xeral que serven para a produción de noticias.

Polo tanto, calquera empresa informativa que se precie deberá ter un centro ou arquivo documental onde almacenar e documentar todo o material que xera para a súa conservación, difusión e posible uso no futuro. Estas son as tres principais funcións dos centros de documentación nun medio, que ten como fin principal a realización de economías de escala xa non no seo dunha mesma plataforma (prensa, radio, televisión ou web) senón entre as distintas plataformas. Tendo en conta que cada vez máis os medios poñerán os seus bancos de imaxes e as súas bases de datos de texto completo na Web, a labor do documentalista dos medios será desprazado cada vez máis cara esta.

Os documentalistas ocúpanse de administrar e coñecer a información coa que os xornalistas traballan para presentala ante os usuarios. A función destes variou debido á crise económica, a revolución tecnolóxica da información e ao florecemento de movementos sociais e culturais como a defensa dos dereitos humanos, o ecoloxismo e o feminismo. Non obstante, os documentalistas seguen a ter como misión principal xestionar a información dentro das organizacións independentemente do medio no que esta se atope. Así, polos centros de documentación dun medio pasa diariamente un gran fluxo de información que debe ser analizada, fixada e mellorada para que a produtividade da mesma sexa óptima.

Os centros de documentación, ademais, caracterízanse porque están cada vez máis virtualizados, polo que non necesitan almacenar documentos analóxicos, senon organizar a base de datos dixital da súa produción propia, xestionar coleccións de enlaces e contratos de acceso a determinados proveedores de información dixital (por exemplo, a Axencia EFE, Dialog, MyNewsOnline, NISearch...).

MAPA CONCEPTUAL

BIBLIOGRAFÍA

Páxina web da RAE

http://www.rae.es/rae.html

del Valle Gastamiza, Félix: «Análisis y tratamiento documental en medios de comunicacón en la era digital

http://www.ucm.es/info/multidoc/multidoc/cursos/verano/material/FELIX%20DEL%20VALLE/fvalleEVIndex.htm

del Valle Gastamiza, Féliz: «La documentación en la empresa informativa»

http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema14.htm

«Documentación informativa. Definición y antecedentes.»

http://es.scribd.com/doc/525236/DEFINICION-Y-ANTECEDENTES

«Documentación informativa. Historia de la Documentación»

http://es.scribd.com/doc/525262/HISTORIA-DE-LA-DOCUMENTACION

Galdón, Gabriel (coord.): Teoría y práctica de la documentación informativa, Barcelona, Ariel Comunicación, 2006

GAVIRIA de MENDOZA, Cecilia: «La Documentación.»

http://www.saber.ula.ve/bitstream/123456789/15584/1/apendices_final.pdf

Giménez Toledo, Elea: Manual de Documentación para comunicadores,Navarra, Eunsa, 2007

«La investigación digital. Capítulo 5»

http://www.emagister.com/curso-investigacion-documental/objeto-fin-metodo-documentacion

«Historia de la ciencia de la Documentación»

http://ccdoc-histccdocumentacion.blogspot.com.es/2008/03/10-el-tratado-de-documentacin-de-paul.html

Serra i Margarita Ceña, Eugènia:«LAS COMPETENCIAS PROFESIONALES DEL BIBLIOTECARIODOCUMENTALISTA EN EL SIGLO XXI»

http://www.rebiun.org/doc/compe_prof.pdf

Soler Monreal, Concha: «La imagen de los profesionales de la informacion en la sociedad.»

http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1999/marzo/la_imagen_de_los_profesionales_de_la_informacion_en_la_sociedad.html

Alumna: Paula Quintás López

2º Xornalismo